Med Tappins digitale eventplattform, har arrangørene fått et helt nytt syn på hvordan de kan gjennomføre konferanser.
Da EHiN ble arrangert for første gang i 2014 var ambisjonen å skape en møteplass for e-helse på tvers av offentlig og privat sektor. I dag er konferansen det største i sitt slag med et tusentalls deltakere fra hele landet. Her utveksler de erfaringer og utvikler nye samarbeid for å drive digitaliseringen i helsesektoren fremover.
EHiN var tidlig ute med å tenke digitalt. Ved siden av hovedkonferansen gjennomføres det en serie med webinarer som streames flere ganger i året. Etter et par år med vellykkede digitale konferanser, opplevde arrangøren at de hadde opparbeidet seg et større publikum av mennesker som aldri hadde deltatt fysisk, men likevel ønsket å tilegne seg kunnskapen som EHiN leverer.
Spørsmålet ble dermed: Hvordan kan man skape gode opplevelser for alle deltakere, uavhengig om de deltar fysisk eller digitalt?
Gikk hybrid – doblet antall deltakere
Løsningen til EHiN ble å gjennomføre et hybridevent med både fysiske og digitale deltakere. Etter gode erfaringer med bruk av Tappins digitale plattform for digitale eventer, bestemte de seg for å fortsette med denne da de gikk over til hybrid. Å tenke digitalt, selv når fysiske arrangementer er mulig, gir EHiN en helt ny dimensjon.
– Med et digitalt EHiN kan vi nå ut til mange flere enn før. Det betyr også at deltakerne ikke må bo i Oslo-området eller reise langt for å få med seg innholdet. Det syns vi er et svært godt argument for å satse på digital konferanseløsning, sier Nard Schreurs, administrerende direktør i EHiN.
Resultatet av satsningen var slående. Ved å gjøre det mulig å delta digitalt, har EHiN klart å doble antallet deltakere sammenlignet med da de arrangerte fysiske eventer. Konferansen gikk over to dager med omtrent 3000 deltakere, hvor halvparten var med digitalt.
Å øke deltakermassen var ikke den eneste årsaken til at EHiN valgte en hybrid løsning. De som har deltatt fysisk på konferanser har historisk gått glipp av mye som foregår, siden det er mye som gjennomføres parallelt. Ved å engasjere Tappin, og etablere en digital konferanseplattform hvor foredragene lagres, vil deltakeren når som helst kunne se på innhold de ikke fikk med seg.
– Det gir en høy verdi at man kan se foredrag i etterkant. Mange sesjoner har godt besøk direkte, men vi ser at dette øker mye etter at konferansen er over. Selve åpningen ble sett av nesten tusen fysiske deltakere, og rundt 500 på video. Nå ser vi at åpningen med Ingvild Kjerkols tale har blitt sett ytterligere 3000 ganger. Totalt fra arrangementet har det vært 27 737 visninger via Tappin i perioden frem til 31. desember. Det viser et enormt behov for dette digitale innholdet og ikke minst har det en høy verdi for våre deltakere at innholdet er tilgjengelig i etterkant, sier Nard.
En fest for alle – med interaksjon, engasjement og nettverking
En av de vanligste utfordringene med hybride eventer er å tilrettelegge for deltakelse og nettverking også for dem som deltar digitalt. På Tappin-plattformen kan deltakere logge seg på og følge samtlige presentasjoner i sanntid og i etterkant, chatte med andre og opprette møteplasser. Deltakerne kan også besøke utstillerne og kontakte personer direkte.
Mottakelsen av hybride eventer blant publikum var meget god, og de aller fleste har gitt uttrykk for at de ønsker at arrangøren fortsetter med hybrid også i fremtiden.
– Nesten 82 prosent av de fysiske deltakere, og hele 86 prosent av de som deltok digitalt, svarer at de ønsker en hybrid EHiN. Da må vi til neste år forholde oss til det behovet og jobbe enda hardere for å få det til, sier Nard.
Bruker Tappin til alle eventer
Siden EHiN begynte å ta i bruk Tappin, har de brukt den digitale plattformen til å avholde både webinarer og den årlige konferansen. Nard forteller at det har vært en utelukkende god opplevelse, ikke bare på grunn av løsningen, for like viktig er folkene de har samarbeidet med.
– Vi ser at digitalt innhold er et reelt og viktig tilskudd til møteplasser, konferanser og webinarer. I Tappin har vi funnet en god og hyggelig partner som er smidig å samarbeide med, som leverer gode produkter, og følger opp i alle detaljer, sier Nard.