Oslo Urban Week, en inspirerende plattform som fungerer som et verksted for moderne byutvikling, avsluttet nylig sin årlige samling. Med over 2000 deltakere, 37 medarrangører og mer enn 80 delarrangementer, var dette et storslått tiltak. Sentral for den sømløse gjennomføringen var Tappin, en ledende tjenesteleverandør som spesialiserer seg på eventregistrering, utvikling av web-apper, innsjekkingstjenester, skriving av navneskilt, samt kommunikasjon via SMS og e-post. I denne artikkelen vil vi gå inn på hvordan Tappins omfattende tjenestetilbud forbedret det generelle arrangementet, og gjorde det effektivt, bærekraftig og økonomisk fordelaktig for arrangørene.
Effektivitet: Grunnlaget for Eventhåndtering
I et arrangement så stort og komplekst som Oslo Urban Week, er det avgjørende å sikre en smidig registrering og innsjekkingsprosess for å sette riktig stemning fra starten av. Tappin var til stede i Vika Terasse og ga uvurderlig støtte til deltakerne. Selskapets strømlinjeformede registrerings- og innsjekkingssystem håndterte folkemengden effektivt, forhindret flaskehalser og lange ventetider, som ofte er problematisk for storskala arrangementer.
I tillegg tillot Tappins web-app deltakerne å enkelt melde seg på ulike delarrangementer, navigere i det omfattende programmet og interagere med andre deltakere. Denne helhetlige løsningen, tilpasset de unike behovene til Oslo Urban Week, forbedret deltakeropplevelsen og hjalp arrangørene med å opprettholde en jevn flyt under arrangementet.
Bærekraft: Et Skritt Mot en Grønnere Fremtid
I en tid hvor bærekraft er mer enn bare et buzzord, skiller Tappins tjenester seg ut med sine miljøvennlige egenskaper. Deres web-app reduserer betydelig behovet for trykte materialer som brosjyrer, kart og tidsskjemaer, dermed sparer det papir og reduserer avfall.
Videre fokuserer Tappins navneskilttjeneste på «just-in-time» printing, noe som sikrer at bare nødvendige navneskilt blir skrevet ut, og dermed minimerer avfall. Dette kan virke som små skritt, men når det skaleres til et arrangement med tusenvis av deltakere, blir den miljømessige innvirkningen betydelig.
Økonomiske Fordeler: Mer for Mindre
En av de mest betydelige fordelene med Tappins tjenestepakke er den økonomiske effektiviteten den tilbyr arrangørene. Tradisjonelle metoder som involverer manuelt arbeid for registrering, koordinering og støtte kan være arbeidskrevende og kostbare. Tappins automatiserte systemer sparer ikke bare tid, men reduserer også behovet for en stor arbeidsstokk, noe som senker de operative kostnadene.
I tillegg kan effektiv ressurshåndtering levert av Tappins tjenester resultere i færre feil, mindre avfall og til slutt et mer kostnadseffektivt arrangement. På lang sikt kan disse besparelsene allokeres til andre aspekter av arrangementet, som gjestetalere, bedre arenaer, eller fremtidige utgaver av Oslo Urban Week.