Hvordan lykkes med både planlegging og gjennomføring av en festival?
Å bruke en event-app kan være svært nyttig i både planleggingen og gjennomføringen av en festival.
Under er det flere tips som blant annet ble benyttet under Kulturytring Drammen, som sikret en vellykket møteplass over 3 dager.
Kulturytring er Norges største nasjonale arena for kulturpolitikk. Arenaen skal samle hele det norske kulturlivet i samtaler og debatt om kunst- og kulturpolitikk. Kulturytring løfter kunst og kultur som et viktig politikkområde og som utviklingskraft i samfunnet, gjennom kunnskapsbaserte og relevante ytringer, debatter og diskusjoner.
Fakta om denne festivalen og bruk av web-app:
- Tre dager fylt med over 170 faglige programposter og kunst- og kulturarrangementer fra 140 arrangører.
- Totalt over 5000 besøkende.
- Representanter fra alle landets regioner, over 70 kommuner, mer enn 50 nasjonale politikere og ordførere.
- 150 ungdomsdelegater fra hele landet.
- Deltagelse fra over 80 kunstnere i kunstprosjekter og paneler.
- En rekke forskere, samfunnsdebattanter og profilerte kulturaktører i det faglige programmet.
- Flere titalls lokale kunst- og kulturaktører og barn og unge i programmet.
- Totalt 47 stream fra de forskjellige delene av programmet – alt synlig i appen
- All informasjon ett sted i appen
- Søkbart program i appen
- Kart over alle løyper
- Aktivert API – Informasjon som foredragsholder og program ble lagt inn kun ett sted! Informasjonen ble lagt inn i Tappin og deretter vist på nettsiden og utprint av pocketprogrammet. Ved å ha kun en kilde til informasjon vil man sikre at alle deltakere har oppdatert informasjon på både event-appen og på nettsiden.
Her er noen tips om hvordan du kan bruke en event app for å planlegge en vellykket festival:
- Velg en passende event app: Utforsk de forskjellige alternativene og velg en plattform som passer til dine behov og budsjett. Som oftest ser vi at det lettbeinte alternativet som en web app benyttes hvor man slipper å laste ned en app fra appstore eller google play. Det er mange funksjoner tilgjengelig og det er viktig å velge de funksjonene som skaper verdi for nettopp din festival. Sørg for at appen tilbyr funksjoner som, programoversikt med mulighet for å opprette paralleller, samt og vise stream slik at deltakeren alltid kan se hva som foregår på de forskjellige scenene, kart, sms utsendelse – husk at mange skrur av push varsler på sin telefon så sms er ofte det sikreste kommunikasjonsmiddelet du har som arrangør for å nå alle deltakerne. Deltakerhåndtering og tilpasning av din dialog og kommunikasjon til grupper eller tematikk for festivalen gjør at hver enkelt deltakergruppe mottar relevant informasjon!
- Opprett en festivalprofil: Registrer festivalen din på event-appen og opprett en detaljert festivalprofil. Inkluder informasjon som festivalnavn, dato, sted, beskrivelse, artistliste og andre relevante detaljer husk at mange lurer på både hvordan man kan komme seg dit enten via kollektivtrafikk eller bil, parkering, osv. Bruk også appen til å markedsføre festivalen din og skape interesse blant potensielle deltakere.
- Programoversikt og timeplan: Lag en omfattende programoversikt for festivalen din og legg den ut i appen. Sørg for at programoversikten er brukervennlig og enkel å navigere. Del detaljer om tidspunkter for artistopptredener, workshops, seminarer og andre aktiviteter som finner sted under festivalen. oppdater timeplanen kontinuerlig og bruk sms i appen for å informere deltakerne om eventuelle endringer.
- Billettbestilling og betaling: Integrasjon av billettbestilling og betalingssystem i appen vil gjøre det enklere for deltakerne å kjøpe billetter og delta på festivalen. Sørg for at appen støtter ulike betalingsmetoder og gir enkel tilgang til elektroniske billetter som kan skannes ved inngangen.
- Badge printing: Om du ønsker utprint av navnelapper bør du sjekke ut om leverandøren har denne funksjonen i systemet.
- API – Innleggelse av informasjon en gang med enkel distribuering til andre kanaler:
Ved å bruke et API kan du legge inn informasjon et sted.
- Legg inn programmet Tappin og velg at det skal vises på nettsiden.
- Legg inn foredragsholderne og artister i Tappin og la de vises på nettsiden.
- Skal du printe et pocketprogram? Da kan det legges opp slik at du I Tappin sin løsning bruker du det som kilde for programmet som skal printes ut.
7. Kart: Lag et kart over festivalområdet og inkludere det i appen. Dette vil hjelpe deltakerne med å navigere og finne scener, matområder, toaletter og andre fasiliteter. Legg til merkepunkter og informasjon om ulike områder på festivalen.
8. Nettverking: Om nettverking er en del av festivalen kan samtlige deltakere være synlige i event appen og de har mulighet til å utveksle kontakter og chatte med hverandre.
9. Sms og oppdateringer: Bruk appens sms-varsler til å sende viktige oppdateringer og meldinger til deltakerne. Informer om endringer i programmet, nye artistbekreftelser, spesialtilbud eller annen relevant informasjon som kan være nyttig for deltakerne.
10. Tilbakemelding og evaluering: Bruk appen til å samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne etter festivalen. Legg til et skjema eller en undersøkelse der deltakerne kan gi sin mening om festivalen, artistopptredener, fasiliteter og annen relevant informasjon. Dette vil hjelpe deg med å evaluere festivalens suksess og identifisere
Ønsker du å oppnå et sitat som under håper vi punktene over er til inspirasjon 🙂
«Jeg hadde en utrolig opplevelse på denne festivalen! Fra start til slutt var det fantastisk organisert og fullt av spennende aktiviteter. Artistutvalget var imponerende, og atmosfæren var elektrisk. Appen gjorde det enkelt å navigere, holde seg oppdatert! Alt i alt, en uforglemmelig festivalopplevelse! Jeg gleder meg allerede til neste år!»
